In ons tweede jaar als vereniging gaan we nog steeds van mijlpaal naar mijlpaal. De volgende dient zich al weer aan: Op vrijdagavond 25 januari houden wij onze tweede UHTT Algemene Ledenvergadering (ALV). En ook die willen we net als vorig jaar weer innovatief insteken: leuk, snel en vooral ’to the point’.
Dat betekent concreet dat als we ‘bij elkaar komen om besluiten te nemen’, we ons ook richten op ‘besluiten nemen’. En aangezien er maar 4 besluiten officieel genomen dienen te worden, geloven wij dat dit in een minuut of 15-30 moet lukken. Toch?
Als je het moeilijk vindt om dat te geloven, en benieuwd bent hoe dat werkt, kijk hier dan nog even de ALV van 2018 (integraal!) terug:
Goede voorbereiding essentieel
Natuurlijk kun jij geen goede besluiten nemen zonder goed geïnformeerd te zijn en zonder de ruimte voor discussie. Maar om geïnformeerd te worden, om vragen te stellen en om te discussiëren hoef je niet persé fysiek bij elkaar te komen. Volgens ons kan dat prima vooraf en online!
Om deze ALV dus in een recordtijd te laten verlopen, aan jou de volgende 3 verzoeken ter voorbereiding op 25 januari:
- Lees alle informatie zoals die op deze pagina beschikbaar wordt gesteld
- Stel vragen, of breng alternatieven in, via de discussies per besluit in de UHTT Leden Facebook Group
- Bedenk van te voren vast wat je gaat stemmen op de 3 voorgenomen besluiten
Agenda tweede Algemene Leden Vergadering UHTT – Utrechtse Heuvelrug Triathlon Team
Datum: 25 januari 2019
Plaats: Tennis- & Businesscenter Heuvelrug
(= naast het zwembad in Doorn; klink link voor Google Maps Locatie)
Laat gelijk even in de UHTT Leden Facebook Groep weten dat je er bij bent.
1. Opening, doel van de Algemene Leden Vergadering (ALV)
De ALV is bedoeld om de leden hun invloed uit te laten oefenen via (besluiten) en vragenrondes. In deze ALV vraagt het tijdelijk bestuur de leden om goedkeuring van het financieel jaarverslag 2018, begroting 2019, en decharge van een lid van het bestuur en van de kascommissie.
Elk lid heeft één stem.
2. Financieel Jaarverslag UHTT 2018
Beleef alle headlines van de vereniging opnieuw via de nieuws sectie op de website. In deze paragraaf lichten we graag de financiële resultaten toe.
2.1 Balans en winst/verlies 2018 versus 2017
2018 was financieel een prima jaar voor de vereniging. Het boekjaar is afgesloten met een toevoeging aan de algemene reserve van 2.042 euro. Hiermee maken we de vereniging robuuster en kunnen we vaste lasten kostendekkend houden in situaties van onzekerheid in de toekomst.
In 2018 hebben we de automatische incasso geïntroduceerd. Dit heeft geleid tot nul openstaande debiteuren met leden aan het eind van het jaar. Applaus voor jezelf als lid dat we dit hebben bereikt, het voorkomt een hoop administratieve ergernis. Enig punt van aandacht is de relatie met de diverse aanbieders van zwemwater. Er is voor ruim vierduizend euro aan afgenomen badwater gereserveerd waarvoor aan het eind van 2018 nog geen of een incorrecte factuur is ontvangen.
Tenslotte nog veel dank voor de sponsors van de vereniging, Wim Wennekes en Gerrit Heijkoop, die met zijn bedrijf LiveOnlineEvents weer alle nieuwe vaste leden van een shirt heeft voorzien.
2.2 2018 versus budget 2018:
Het budget van 2018 voorzag in een ledengroei naar 50 leden. In werkelijkheid zijn we geëindigd op 90, waarvan 31 aspirant. Door de ledengroei en de wens betere zwemfaciliteiten aan te bieden is er meer geïnvesteerd in het zwemwater in vergelijking met budget. Ondanks het aantrekken van een vaste zwemtrainer is er (nog) niet meer uitgegeven aan andere externe trainers of het vergoeden van interne trainers, mede hierdoor is er op de trainerskosten een voordeel gehaald t.o.v. budget.
Op sponsoring is veel meer binnen gehaald dan begroot door het continueren van de shirtsponsoring vanuit LiveOnlineEvents en de onverwachte bijdrage vanuit de Rabo clubkas.
2.3 Verklaring Kascommissie
De Kascommissie heeft de stukken gecontroleerd en voorziet de ALV van positief advies ter goedkeuring.
2.4 Besluit 1: Goedkeuring Financieel Jaarverslag 2018
Tijdens de ALV zullen we de aanwezige leden vragen om ‘per acclamatie’ de jaarrekening van 2018 goed te keuren. Daaraan voorafgaand zal de voorlopige kascommissie advies uitbrengen aan de ALV.
Klik hier voor het Financieel jaarverslag UHTT 2018 (PDF).
3. Jaarplan 2019
Hieronder vind je een aantal paragrafen ter onderbouwing van de aannames in het budget voor 2019. Die vindt je bij punt 3.3 en dient te worden goedgekeurd door de Algemene Ledenvergadering.
3.1 Visie & Doelen
UHTT is in 2018 gegroeid tot wat het nu is. Bijna 100 leden die zich in één of meerdere disciplines van de triathlon bekwamen, die elkaar inspireren en elkaar verbeteren. We worden als UHTT gezien. De NTB bestempelt ons als middelgrote vereniging, op de Heuvelrug zijn we genomineerd als sportvereniging en sportteam van het jaar, we zijn partner van Bartimeus in de Blindrun.
Waar we als vereniging begin 2018 verantwoordelijk waren voor 20 leden en de daarbij behorende trainingen en trainingsfaciliteiten, voelen we ons nu verantwoordelijk voor een vereniging van 100 leden. Als we dan dezelfde kwaliteit willen leveren voor 100 leden als voor 20 leden, vraagt dat om een andere aanpak. Daarmee borgen we tegelijkertijd ook dat we een betrouwbare partner zijn voor de NTB, Bartimeus, Gemeente Utrechtse Heuvelrug, Greenrace, Laco en onze potentiële leden.
Als bestuur hebben we daarom de volgende speerpunten opgesteld voor 2019:
- Verdere professionalisering in de trainingen:
3 betaalde coördinatoren (€50,- per maand). Zij zijn verantwoordelijk voor trainingsfaciliteiten, de kwaliteit van de trainingen, aanstellen trainers en begeleiders (onze eigen leden). - De organisatie robuuster:
- Versterking bestuur met minimaal 1 nieuw bestuurslid
- Verdeling meer ‘uitvoerende taken’ onder de leden (bijv. via Body Booz-commissie)
- Faciliteiten (met name zwemwater) veiligstellen voor langere termijn
- Introductie nieuw leden verbeteren zodat we toegankelijk blijven
3.2 Wedstrijden (incl Teamcompetities)
De wedstrijden motiveren ons. Een doel, een uitdaging, een interessante reis ernaartoe … Om elkaar hier in te versterken proberen we zoveel mogelijk bij dezelfde wedstrijden aan de start te staan.
Welke wedstrijden gaan we voor? Deze staan vermeld in onze eigen kalender maar hier nog even de categorieën op een rijtje:
- UHTT gezamenlijke wedstrijden.
- Triathlon competitie teams, met dit jaar 1 herenteam in de 2e divisie, 1 herenteam in de 4e divisie en 1 damesteam in de 2e divisie. Zie ook: www.teamcompetities.nl
- RunBikeRun series slaan we dit jaar over, in verband met te weinig animo.
Superleuk wanneer je er bij bent! En … mocht het niet in je wedstrijdschema passen: wellicht wil je mee (tip: langsfietsen) en een rol als supporter of coach nemen?
Last but not least … in 2019 gaan we de voorbereidingen treffen voor onze eigen wedstrijd in 2020. De heuvelrug verdient een mooie triathlon!
3.3 Toelichting Budget 2019
Het budget van 2019 voorziet in een groei naar 100 leden, deels via de doorstroom van aspirant naar vast en deels via de instroom van nieuwe leden.
Er zal verder geïnvesteerd worden in de kwaliteit van het zwemwater en de trainers en er wordt weer een cursus borstcrawl georganiseerd.
De NTB contributie is per lid met 1 euro per jaar gestegen, welke direct wordt doorberekend aan de leden. Het bestuur heeft besloten geen verdere contributieverhoging door te voeren in 2019. Dit heeft tot gevolg dat er geen verdere dotatie aan de algemene reserve plaats zal kunnen vinden op basis van dit budget, echter is de vereniging op dit moment financieel gezond genoeg om in 2019 de focus volledig te leggen op het professionaliseren van de sportieve infrastructuur. Op naar opnieuw een geweldig UHTT triathlon-jaar!
3.4 Verklaring Kascommissie
De Kascommissie heeft de stukken gecontroleerd en voorziet de ALV van positief advies ter goedkeuring.
3.5 Besluit 2: Goedkeuring budget 2019
Tijdens de ALV zullen we de aanwezige leden vragen om ‘per acclamatie‘ de begroting voor 2019 goed te keuren.
Klik hier voor het Budget UHTT 2019 (PDF).
4. Besluit 3: Decharge bestuurslid Marco Glastra & Kascommissielid Alinda Damsteegt
Tijdens de ALV zal het Marco Glastra aftreden als bestuurslid. Daarmee blijven Jorrit Thiele, Luuk Overbeek en Gerrit Heijkoop over als actieve bestuursleden.
Ook Alinda Damsteegt is niet langer beschikbaar voor de kascommissie. Daarmee is op dit moment Annemarie Kingma het enige lid van de kascommissie.
De verantwoordelijkheden van het bestuur staan beschreven in de oprichtingsstatuten en het Huishoudelijk Reglement (HR). Het HR beschrijft ook hoe eventuele wijzigingen in het HR of de statuten tot stand komen.
Op dit moment hebben zich nog geen andere kandidaten voor het bestuur of de kascommissie gemeld. Dit kan via het contactformulier op deze site.
5. Rondvraag
Voor zover het voor alle aanwezigen relevant is, en de tijd het toelaat, zal het bestuur zoveel mogelijk vragen beantwoorden. We nodigen je uit om zoveel mogelijk vragen al vooraf te stellen in de UHTT Leden Facebook Groep of via het contactformulier.
Vragen waar we de 25ste niet aan toe komen, zullen we achteraf via e-mail, website of appgroupen beantwoorden.
Jij komt toch ook naar de 2e officiële UHTT Algemene Ledenvergadering?
Vrijdag 25 januari 2019 wordt sowieso een leuke en historische avond voor onze kersverse vereniging. Want deze ALV is slechts een appetizer voor weer een leuke activiteit van onze “UHTT Body Booz Commissie”!
Zoals zij via de app al schreven:
Wij zijn ?BODY?BOOZ? (vlnr Harmke, Marije & Karin) en zijn dol op de sport & fun combi ?
UHTT zit vol met leuke sportievelingen en naast samen sporten gaan we ervoor zorgen dat er dit jaar allemaal leuke dingen voor jullie georganiseerd worden!????????
25 Januari is de ALV (+/- 20 minuten) waarna we ons gaan storten in de grote UHTT PubQuiz! Ook zo benieuwd wie al die leuke mede-leden zijn? Na deze pubquiz, natuurlijk gevolgd door lekkere drankjes aan de bar, zul je dit gegarandeerd weten?!
Jorrit Thiele
Luuk Overbeek
Marco Glastra
Gerrit Heijkoop