Datum: Vrijdag 24 maart 2023 – 20:00 uur
Plaats: Doorn – Tennis centrum
1. Opening, doel van de Algemene Leden Vergadering (ALV)
De ALV is bedoeld om de leden invloed uit te laten oefenen op het
beleid van de Vereniging. In deze ALV vraagt het bestuur de leden om:
- goedkeuring van het financieel jaarverslag 2022,
- goedkeuring voor de begroting 2023,
- décharge van een lid van het bestuur,
- de installatie van een nieuw bestuurslid (uitgesteld).
Elk lid heeft één stem.
2. Financieel Jaarverslag UHTT 2022
Hieronder lichten we graag de financiële resultaten toe.
2.1 Winst & verlies rekening
Zoals ieder jaar is voor de vereniging het zwemmen de grootste onkostenpost. Iets meer dan de helft wordt uitgegeven aan zwemwater (voor reguliere trainingen en cursussen), zwemtrainers en de coördinatie hiervan. De kosten van de Commissie zijn afgelopen jaar (éénmalig) verhoogd, voornamelijk voor de organisatie van het Lustrum feest.
We hebben onze trainers en leden aan verschillende opleidingen en cursussen kunnen laten meedoen zoals de EHBO cursus, borstcrawl cursussen, reddend zwemmen, een MTB clinic, een cursus voor hardlooptrainers en de TTN3 opleiding tot triathlon trainer.
Aan het eind van 2022 hebben we 7.952 Euro minder kosten gemaakt dan wat we hebben binnen gekregen aan opbrengsten. De voornaamste redenen hiervoor zijn;
- In 2022 zijn bedragen vrijgevallen onder de Tegemoetkoming Amateur Sport Organisaties (TASO).
- Het vrijvallen van een voorziening voor zwemwater voor de crawlcursus uit 2019/2020 van Laco.
- De zwembad kosten voor het bosbad in Leersum en zwemtrainer kosten zijn lager uitgevallen dan gebudgetteerd.
2.2 Balans 2021
De algemene reserve is eind 2022 gegroeid tot 23.292 Euro (algemene reserve + saldo) t.o.v. 15.340 Euro in 2021. We streven erna ongeveer een kwart van de jaarlijkse verplichtingen als eigen reserve aan te houden. Voor 2023 zou dit neerkomen op een bedrag van ongeveer 7.000 Euro. We zijn er afgelopen jaar, mede door de effecten van Corona, niet in geslaagd om een deel van de eigen reserve terug te investeren in de vereniging.
Op de balans staat een post Vooruit ontvangen bedragen. Dit zijn betalingen aan de UHTT welke nog niet definitief zijn en mogelijk terugbetaald dienen te worden. Dit betreft tegemoetkomingen in het kader van Corona regelingen:
- Tegemoetkoming Verhuurders Sportaccommodaties (TVS) mbt Laco over Q4 2020 en Q1 & Q2 2021.
Verder is een voorziening gereserveerd op de passivazijde van de balans. Dit betreft een reservering voor verplichtingen waarvoor de factuur nog niet ontvangen is:
- kosten voor zwemwater in 2022 op donderdag bij KNZB. LABC is de hoofdhuurder en dient dit nog door te belasten.
2.3 Verklaring Kascommissie
De Kascommissie bestond uit Remko Renes en P.J. van Herel.
De Kascommissie heeft de stukken gecontroleerd en voorziet de ALV van positief advies ter goedkeuring.
2.4 Besluit 1: Goedkeuring Financieel Jaarverslag 2022
Tijdens de ALV zullen we de aanwezige leden vragen om de jaarrekening van 2022 goed te keuren en het bestuur décharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid. Daaraan voorafgaand zal de kascommissie advies uitbrengen aan de ALV. Bij meerderheid van de stemmen wordt dit voorgenomen besluit aangenomen.
3. Jaarplan 2023
Hieronder kijken we terug op het afgelopen jaar en vind je een aantal paragrafen ter onderbouwing van de aannames in de begroting voor 2023. De begroting voor 2023 staat onder punt 3.6 en dient te worden goedgekeurd door de Algemene Ledenvergadering.
3.1 Terugblik 2022
Het afgelopen jaar heeft vooral in het teken gestaan van het opnieuw organiseren van onze activiteiten. Door wisselingen en een corona periode was het zoeken hoe we weer met een leuke, maar vooral grote groep aan de trainingen zouden verschijnen. Uiteindelijk is er een andere structuur aangebracht in de opbouw van het Technisch Hart. Er is nu voor elke discipline een coördinator. Voor zwemmen was dit Frank (Janssen) maar is dat sinds kort Marco (Verheijen), voor het hardlopen is dit Jaap (Jochmann) en voor het fietsen is dit Jochem (Beumer). Daarnaast heeft Sjoerd als penningmeester het contractbeheer van het zwemwater naar zich toe getrokken. Bodyboost is eigenlijk ongewijzigd gebleven en blijft door Homme gecoördineerd worden. De coördinatoren tezamen vormen het Technisch Hart van de vereniging. Deze coördinatoren kunnen zich volledig richten op het programma van de desbetreffende discipline. Wim (Boonstra) en Gerard (Kiewiet) zijn betrokken bij het trainingsschema dat bij het hardlopen en het fietsen wordt gebruikt. We hopen de taken op deze manier goed te hebben verdeeld. Elke coördinator heeft inmiddels een team van ‘getrainde’ begeleiders. Dit zijn de wegkapiteins, de looptrainers en de zwembegeleiders. Aangezien de vereniging draait op de inzet van vrijwilligers zal alle inzet door leden zeer gewaardeerd worden. Jullie hulp is gewenst en zeer welkom. Naast de structuur zoals we die met onze vereniging intern weten te organiseren maken we ook gebruik van trainers zoals Edwin als zwemtrainer, die gelukkig weer bij ons terug is, Chantal als looptrainer die voorlopig één keer per maand loopclinics verzorgt. Voor het fietsen wordt gekeken of er vaker een clinic kan worden ingekocht; naast een dinsdagavond training en een social ride op zondag.
De vereniging is relatief stabiel met een ledenaantal van zo’n 145 personen. Als vereniging hebben we in 2022 aandacht besteed aan het Lustrum en zijn we ontzettend blij dat de eerste Heuvelrug Triathlon een feit was. Tijdens het Lustrum heeft een groot aantal van ons heerlijk met elkaar kunnen bijpraten zonder buiten adem te raken. In een gezellige sfeer waar De Commissie voor heeft gezorgd, hebben we ons vijfjarig bestaan kunnen vieren. Een quiz gemaakt door Gerrit (Heijkoop) leverde ook nog eens mooie inzichten op.
Als bestuur zijn we de organisatie van de Heuvelrug Triathlon ontzettend dankbaar voor hun inzet. De groenste triathlon is een succes gebleken. Maar ook alle vrijwilligers vanuit onze vereniging hebben hier een grote rol in gehad. Iedereen die erbij is geweest heeft dit zelf kunnen voelen en ervaren. Al met al een prachtige start van hopelijk een lange traditie.
Naast de nieuwe structuur voor de trainingen is De Commissie ook uitgebreid qua aantal vrijwilligers, waardoor grote en kleine evenementen sneller en makkelijker van de grond komen. Vele handen maken nu eenmaal licht werk.
Het bestuur, het Technisch Hart, De Commissie en de Heuvelrug Triathlon hebben twee keer gezamenlijk vergaderd in het afgelopen jaar. Ondanks dat deze bijeenkomsten best groot zijn; wordt er veel uitgewisseld en kan er daarna beter worden afgestemd.
Al met al hebben we 2022 als een waardevol jaar ervaren waarin we hebben gezien dat het team vrijwilligers binnen onze vereniging de trainingen weer heeft weten te organiseren en waar nodig verbeteringen heeft doorgevoerd. Ook de sociale activiteiten zijn verder uitgebreid wat leidt tot een hechtere vereniging. Daarvoor zijn we alle betrokkenen erg dankbaar.
Uiteraard zijn alle zaken die voorgaand jaar in gang zijn gezet ook de revu gepasseerd. Websitebeheer, AVG check, VOG’s aanvragen en verzekeringen doornemen ed. hebben we in een jaaragenda opgenomen. Naast deze voorbeelden komen daar ook zaken in naar voren als begrotingen opstellen, ALV plannen en het vergaderschema vereniging breed in naar voren. Door deze jaarkalender is er een routine aanwezig waardoor e.e.a. ook in de toekomst makkelijker wordt over te dragen.
Het bestuur zal afscheid gaan nemen van Bas. Hij heeft 4 jaar lang de ledenadministratie verzorgd en was zeer waardevol als strategisch denker in ons midden waarbij hij ook nog eens de linking pin was naar het Technisch Hart. We vinden het erg jammer dat hij stopt maar danken hem voor alle inzet de afgelopen jaren. De ledenadministratie zal vanaf nu door Henri (ter Steeg) worden overgenomen, waar we uiteraard erg blij mee zijn.
Voor het bestuur zijn we nog op zoek naar een vrijwilliger die de rol van linking pin naar het Technisch Hart op zich wil nemen.
3.2 Uitslag Ledenenquête 2022
In het najaar van 2022 hebben we voor de vijfde keer in het bestaan een grote enquête gehouden onder onze leden. We gebruiken dit om te kijken hoe tevreden de leden zijn, en om suggesties op te doen om onze vereniging nog verder te verbeteren. Op de website is hier recent een overzicht over geplaatst, zie hier voor het volledige bericht.
Er was opnieuw veel waardering voor UHTT in het algemeen. Gelukkig konden we het afgelopen jaar naast de trainingen ook steeds meer het sociale aspect rondom en naast de trainingen weer oppakken. Met de organisatie van het Lustrum, de Heuvelrug Triathlon en het trainingsweekend als sociale hoogtepunt(en) van het afgelopen jaar.
Een blijvend punt van zorg is dat sommige leden aangeven het niveau op trainingen soms te hoog of in enkele gevallen juist te laag te vinden. Hier willen we heel duidelijk over zijn: alle trainingen moeten voor iedereen toegankelijk zijn, ongeacht jouw niveau.
Ook geven de leden aan het jammer te vinden dat de fietstrainingen even op een laag pitje zijn komen te staan. Het Technisch Hart is druk bezig om dit vorm te geven voor 2023 en op de zondagen hebben de eerste social rides inmiddels alweer plaatsgevonden.
Tenslotte een ander belangrijk punt: om alle ideeën en trainingen te kunnen realiseren zijn (veel) vrijwilligers nodig. Daarom ook nu weer de oproep aan alle leden om je aan te melden als vrijwilliger, of het nu voor een vaste of tijdelijke klus (bijv. het meehelpen met de organisatie van het triathlon), jullie hulp en creatieve ideeën zijn welkom en vooral ook nodig!
De resultaten van de enquête zijn besproken in het Bestuur en gedeeld met het Technisch Hart en DE Commissie. De resultaten zijn gebruikt voor het opstellen van hun deel-jaarplannen voor 2023. Deze plannen vormen vervolgens weer de basis voor het budget van 2023 dat vandaag ter goedkeuring door de ALV voorligt.
3.3 Visie & Doelen UHTT in 2023
UHTT wil ook dit jaar haar leden op een vrolijke manier beter laten worden in de triathlon. En dat doen we het liefste in de natuur. Om dit zo goed mogelijk te borgen, hanteren we de volgende uitgangspunten:
- Wat we doen, doen we veilig. We doen alles om blessures en ongelukken te voorkomen, we voelen ons altijd veilig om dingen wel en niet te doen;
- We proberen onze prestaties te verbeteren, door de juiste trainingsprikkels op te zoeken en elkaar te inspireren;
- We sporten het liefst in de natuur. We maken gebruik van onze prachtige omgeving en geven haar iets terug als dat mogelijk is;
- Plezier is een voorwaarde. Het kan een keer niet leuk zijn, maar nooit voor een langere tijd;
- We vinden het belangrijk om elkaar ook buiten het sporten om beter te leren kennen; dit doen we door onze sociale evenementen.
Het komende jaar hopen we dat we de opkomst bij de trainingen verder zien stijgen en dat we elkaar beter leren kennen via de sociale events van de Commissie.
Voor 2023 willen we het volgende bereiken:
- Trainingen zo toegankelijk mogelijk maken en een ieder op zijn of haar niveau laten presteren;
- Betrouwbaarheid en frequentie van trainingen waarborgen;
- Verder investeren in ons eigen trainers aanbod;
- Het aantal sociale events uitbouwen, waaronder samen aan wedstrijden deelnemen;
- Werken volgens de jaarkalender en waar nodig optimaliseren we deze;
- Verdere verbinding creëren tussen het Bestuur, het Technisch Hart, De Commissie en de Heuvelrug Triathlon;
- Ons met 1 damesteam en 2 herenteams inzetten tijdens de teamcompetities.
3.4 Wedstrijden (incl. Teamcompetities)
Voor 2023 heeft UHTT 3 teams ingeschreven voor de teamcompetitie.
3e divisie damesteam: In 2022 was UHTT bij de 3de divisie voor dames vertegenwoordigd. In deze divisie strijden de dames uiteraard voor de hoogste plek, maar plezier en het opdoen van ervaring is minstens zo belangrijk. Zo doen zij wedstrijdritme op en kunnen ze in de toekomst wellicht promoveren naar de 2de divisie; voor 2023 richten we ons primair op meedoen en verdere kennismaking in de competitie. Helga (van Hamersveld) is dit jaar de teamcaptain.
2e divisie herenteam: Dit herenteam heeft als doelstelling voor 2023 om stabiel mee te draaien in de tweede divisie (handhaven), maar gaat iedere race natuurlijk tot de max. Sjoerd (Wever) is dit jaar de team captain.
4e divisie herenteam: Het 4de divisie herenteam bouwt verdere ervaring op in de competitie. Het verder ontwikkelen in ‘het samen racen’ is het meest belangrijke doel. Waar mogelijk wordt de kans gegrepen om te promoveren naar de 3de divisie. Zo creëren ze wellicht ook ruimte voor UHTT om volgend jaar een extra herenteam deel te laten nemen aan de competitie. Marco (Hijink) is dit jaar de team captain.
In 2022 deed de UHTT mee in de 1ste divisie dames mee. Mede vanwege verloop van leden binnen de vereniging zal er in 2023 geen 1ste divisie dames team worden ingeschreven.
Naast de competitiewedstrijden zullen we afhankelijk van het verloop van het wedstrijdseizoen weer een aantal wedstrijden aanmerken als UHTT events. Bij deze races willen we met zoveel mogelijk leden samen aan de start verschijnen om er een mooi ‘UHTT feestje’ van te maken.
Alle 3 teams zijn ingeschreven voor seizoen 2023. De UHTT neemt de team registratie en een deel van de deelnemersbijdrage voor haar rekening t.w.v. 1800 Euro. Voor de deelnemers aan de teamcompetitie heeft de vereniging de individuele inschrijvingen voorgeschoten. Vanaf oktober 2023 zal de individuele inschrijving per wedstrijd en per deelnemer worden geïncasseerd. Voor 2023 bedraagt dit 30 Euro per persoon per wedstrijd.
3.5 Eigen wedstrijd: Heuvelrug Triathlon
Deze toelichting is geschreven door de stichting Heuvelrug Triathlon:
“De Heuvelrug Triathlon 2022: eindelijk was het zover.”
Drie keer is scheepsrecht en nu was het dan eindelijk zover: Zaterdag 11 juni mocht Gerrit zijn start muziek laten horen. Het was een prachtige zonnige dag. ’s Ochtends om 7.00u stond er een file voor het hek van het Hens, want de beheerder kon de sleutel even niet vinden. Dit heeft de pret niet mogen drukken en met een grote lach op ons gezicht mochten we eindelijk na drie jaar van start. En dat hebben we allemaal samen gedaan. In alle vroegte kwam ik voorbij P1 waar de vrijwilligers van het loop- en fietsparcours bij elkaar stonden bij de briefing. Het was een magisch gezicht: een grote groep UHTT shirts stond klaar om er een geweldige dag van te maken!
En dat is het geworden, een prachtige triathlon! Waardering van de deelnemers was een 8.4, waarbij met name de waardering is uitgesproken naar het prachtige parcours en vooral naar het enthousiasme van alle vrijwilligers! Iets minder waardering ging uit naar de heuvels in de omgeving, maar het is tenslotte een heuvelrug triathlon….
De NTB was erg tevreden en onder de indruk van onze goed georganiseerde triathlon. Wat een hele goede opsteker is waar we op verder kunnen bouwen.
Natuurlijk hebben we notities gemaakt wat komend jaar beter en vooral ook groener kan. Maar als bestuur van de triathlon kijken we met gepaste trots terug op een prachtige eerste editie. Enorm dankbaar ben ik met de professionaliteit waarmee mijn mede bestuursleden hun taken hebben neergezet. Van de administratie, financiën, coördinatie, planning, tot aan communicatie, het liep gesmeerd, dit smaakt naar meer!
Zaterdag 9 september 2023
De tweede editie van de Heuvelrug Triathlon staat alweer gepland. Op zaterdag 9 september 2023 vindt de tweede editie van de groenste triathlon van Nederland plaats. Er zijn een aantal veranderingen, beginnend met een verplaatsing van de datum. Naast de datum hebben we de series uitgebreid met een 1/8 variant en hopen we op iets meer deelnemers dan afgelopen jaar. Verder zijn we volop in beweging om er een mooie tweede editie van te maken.
Natuurlijk zijn we nog op zoek naar vele vrijwilligers die dat met ons mogelijk willen maken. Gerrit heeft een verzoek hiervoor gedaan in de ALL-app groep. De organisatie van misschien wel de mooiste & groenste kan niet zonder de medewerking van vele vrijwilligers. We hopen er komend jaar weer zo’n geweldige dag van te maken met elkaar. Jullie enthousiasme heeft een aantal deelnemers over de heuvels heen gedragen.
De vrijwilligers zijn actief op één van de onderdelen van het parcours of de start & finishlocatie. Ben jij beschikbaar als vrijwilliger of weet jij vrijwilligers die jou als deelnemer kunnen willen ondersteunen, meld je bij ons via heuvelrugtriathlon@uhtt.nl.
Hopelijk tot ziens bij de voorbereidingen of op de dag zelf van de triathlon!
Sportieve groet, ook namens Remko, Gerrit, Richard, Henri,
Annemarie (vz)
3.6 Budget 2023
| Begroting UHTT 2023 | |||
| Inkomsten | Uitgaven | Resultaat | |
| Totalen | € 32,355 | € 40,469 | € -8,114 |
| Contributies | € 24,360 | € – | |
| Algemeen | |||
| Bank & kantoorkosten | € – | € 700 | |
| Lidmaatschappen/licenties | € – | € 100 | |
| Verzekering | € – | € 100 | |
| Commissie & relatie geschenken | € – | € 1,250 | |
| Lustrum | € – | € – | |
| Clubkleding | € – | € 500 | |
| Kleding trainers/overig | € – | € 250 | |
| Utrechtse Heuvelrug Triathlon | € – | € 2,100 | |
| Technisch Hart | € – | ||
| Zwem water | € – | € 13,890 | |
| Zwem trainers | € – | € 3,775 | |
| Zwem opleidingen | € – | € 3,338 | |
| Zwem materialen | € – | € 100 | |
| Loop trainers | € – | € – | |
| Lopen opleidingen | € – | € 2,130 | |
| Lopen overig | € – | € 580 | |
| Fiets trainers | € – | € 800 | |
| Fiets opleidingen | € – | € 175 | |
| Bodyboost zaalhuur | € – | € 375 | |
| Body Boost overig | € – | € 100 | |
| NTB | |||
| Teamcompetitie | € 1,800 | € 3,150 | |
| Vereniging lidmaatschap | € – | € 130 | |
| Contributie leden | € 6,195 | € 6,195 | |
| Onvoorzien | € – | € 731 |
Het ledenaantal per 1 januari 2023 is 140. Voor 2023 wordt er gebudgetteerd op 140 leden.
Voor de begroting 2023 heeft het bestuur besloten 8.114 Euro meer uitgaven te begroten dan inkomsten. De voornaamste reden is dat de algemene reserve in 2022 vanwege verschillende redenen verder is toegenomen. Deze ruimte willen we in 2023 o.a. gebruiken om meer training te kunnen bieden en van een hoger niveau. Er is ruim gebudgetteerd voor opleidingen voor zwembegeleiders, looptrainers, wegkapiteins en een valtraining voor de racefiets en mountainbike. Daarnaast hebben we meer budget gereserveerd voor uitgaven aan sociale events.
Voor 2023 stelt het bestuur voor de contributie gelijk te houden op 174 Euro per jaar. De jaarlijkse NTB bijdrage voor 2023 is vastgesteld op 44,25 Euro en reeds geïncasseerd in januari 2023.
Naast het ruime budget voor 2023 is er een aanzienlijk deel algemene reserve. Dit overschot zal worden aangewend om in 2024 en mogelijk zelfs 2025 ruimer te kunnen budgetteren dan de voorspelde inkomsten.
Naast het ruime budget voor 2022 is er een additioneel overschot van ruim 3.000 Euro vanuit 2021. Dit overschot zal worden aangewend om op ook in 2023 en mogelijk zelfs 2024 ruimer te kunnen budgetteren dan de voorspelde inkomsten.
3.7 Besluit 2: Goedkeuring budget 2023
Tijdens de ALV zullen we de aanwezige leden vragen om de begroting voor 2023 goed te keuren. Bij meerderheid van de stemmen wordt dit voorgenomen besluit aangenomen
4. Besluit 3: Décharge bestuurslid
Tijdens de ALV zal Bas Vogels aftreden als bestuurslid, cf het schema van aftreden. Hij heeft vier jaar in het bestuur gezeten. De overige bestuursleden gaan door.
We vragen derhalve de ALV formeel décharge te verlenen:
- Bas Vogels van de UHTT;
Bij meerderheid van de stemmen wordt dit voorgenomen besluit aangenomen.
5. Besluit 4: Installatie nieuwe bestuurslid (uitgesteld)
We zoeken nog een vrijwilliger om de rol van de linking pin naar het Technisch Hart binnen het bestuur over te nemen. Zodra het nieuwe bestuurslid bekend is, zal dit kenbaar worden gemaakt aan de UHTT leden.
T.z.t. vragen we derhalve op een volgende ALV formeel het nieuwe bestuurslid aan te stellen.
Het bestuur en het richtinggevende rooster van aftreden ziet er als volgt uit: Bas treedt uit na ALV 2022; Marije en Sjoerd per einde 2023, Ruben aan het einde van 2024 en Bjorn per eind 2025.
6. Rondvraag
Voor zover het voor alle aanwezigen relevant is, en de tijd het toelaat, zal het bestuur zoveel mogelijk vragen beantwoorden. We nodigen je uit om zoveel mogelijk vragen al vooraf te stellen aan de individuele bestuursleden of via het contactformulier.
Vragen waar we de 24e niet aan toe komen, zullen we achteraf via e-mail, website of app-groepen beantwoorden.
