Huishoudelijk Reglement Utrechtse Heuvelrug Triathlon Team – Versie 1.0

ARTIKEL 1. Verantwoording

  1. Overeenkomstig artikel 20 van de statuten van de vereniging genaamd: Utrechtse Heuvelrug Triathlon Team, hierna te noemen UHTT, vastgesteld en verleden op 10 november tweeduizend zeventien, wordt hierbij op 11 november 2017 gesteld en door de algemene vergadering goedgekeurd het huishoudelijk reglement 2017 van de vereniging Utrechtse Heuvelrug Triathlon Team.
  2. Dit huishoudelijk reglement vormt samen met de statuten de grondslag voor het bestuur van de vereniging en door het (digitaal) ondertekenen van een aanvraagformulier tot lidmaatschap verklaart een kandidaat lid zich bij voorbaat akkoord met de inhoud en onderwerpt hij zich aan de hierbij vastgestelde regels.
  3. Waar in dit reglement wordt gesproken van NTB wordt bedoeld de Nederlandse Triathlon Bond.

ARTIKEL 2. Lidmaatschap

  1. Voor het verkrijgen van het lidmaatschap wordt men geacht het UHTT (digitale) aanmeldingsformulier in te vullen en te verzenden naar de secretaris.
  2. Het lidmaatschap wordt afgesloten per kalenderjaar of, bij aanmelding tijdens een jaar, een deel daarvan.
  3. Opzegging van het lidmaatschap behoort via mail te geschieden bij secretaris voor 1 november van het lopende verenigingsjaar. Bij gebreke hiervan blijft de contributie voor het volgende verenigingsjaar verschuldigd.
  4. In uitzonderingsgevallen kan ter beoordeling van het bestuur ook tussentijdse opzegging plaatsvinden met dien verstande dat te allen tijde de contributie voor het lopende kwartaal verschuldigd is. Bij tussentijdse opzegging dient de daartoe aangevoerde reden schriftelijk/via mail aan de secretaris kenbaar te worden gemaakt.
  5. Indien daartoe termen aanwezig zijn, mag de penningmeester een lid geheel of gedeeltelijk vrijstelling of uitstel verlenen van de verschuldigde contributie, hij dient evenwel direct nadat een dergelijke regeling door hem is getroffen het bestuur hiervan in kennis te stellen en de reden van zijn beslissing te motiveren.
  6. Indien een lid in gebreke blijft met het betalen van de verschuldigde contributie, kan overeenkomstig artikel 7 lid 4 van de statuten royement van het lidmaatschap plaatsvinden.
  7. Het lid gaat ermee akkoord dat hij door UHTT bij de NTB wordt aangemeld; dat betekent dat het lid de jaarlijkse contributie- en abonnementspijzen van de NTB zoals die door hemzelf zijn ingevuld op het aanmeldingsformulier (als bedoeld in sub 1 van dit artikel) aan met directe ingang over het lopende verenigingsjaar verschuldigd is aan UHTT (de NTB brengt aan de vereniging – en dus niet aan de leden – de contributie- en abonnementsprijzen van de bond in rekening).

ARTIKEL 3. Soorten lidmaatschap

  1. UHTT kent de volgende lidmaatschapsoorten:
    1. Aspirant-leden: zij kopen eenmalig een strippenkaart voor 10 trainingen naar keuze tegen een vastgesteld tarief.
    2. Leden: zij zijn lid van UHTT, betalen contributie en zijn via UHTT lid van de NTB.
    3. Jeugdleden: zij zijn lid van UHTT, jonger dan 18 jaar, betalen contributie en zijn via UHTT lid van de NTB. Het jeugdlid wordt gemachtigd door zijn ouder/voogd voor zijn lidmaatschap bij UHTT
  2. Ereleden: zie statuten artikel 5 lid 2.
  3. Begunstigde leden: zie statuten artikel 5 lid 3.

ARTIKEL 4. Clubkleding

  1. De leden dienen de clubkleding te dragen bij alle wedstrijden waarbij dit voorgeschreven wordt door de bond onder wiens auspiciën de wedstrijd wordt georganiseerd.
  2. De leden dragen bij alle andere dan de onder artikel 4 lid 1. genoemde wedstrijden of loopevenementen bij voorkeur de clubkleding.
  3. De clubkleding bestaat uit een trisuit of top met opdruk van het verenigingslogo en een lange of korte tight, een short of een hotpant.
  4. De clubkleur is zwart met groene opdruk.

ARTIKEL 5. Contributie

  1. Bij de vaststelling van de jaarlijkse contributie wordt onderscheid gemaakt tussen de verschillende ledencategorieën zoals genoemd in artikel 3.
  2. De contributies worden jaarlijks als onderdeel van de jaarlijkse begroting aan de algemene ledenvergadering voorgesteld en door deze vergadering definitief vastgesteld.
  3. De hoogte van de contributiebedragen staat vermeld op de website van de vereniging. De contributie is verschuldigd per kwartaal; bij opzegging tijdens het kwartaal moet de contributie voor het dan lopende kwartaal volledig worden betaald. In bijzondere gevallen – ter beoordeling van het bestuur, kan hierop een uitzondering worden gemaakt.
  4. De door de leden verschuldigde NTB licentiegelden worden door UHTT aan de NTB betaald en worden door UHTT op die leden verhaald / c.q. bij hen in rekening gebracht.
  5. De contributie is per kwartaal verschuldigd en wordt via automatische incasso geïnd. Op verzoek wordt met leden een andere betalingsregeling getroffen.
  6. Indien het betalen van contributie langer dan één maand nadat deze verschuldigd is achterwege blijft en het daarom noodzakelijk is aanmaningen te versturen, dan worden de hieraan verbonden kosten van aanmaning en eventuele incasso ten laste van het in gebreke blijvende lid gebracht.
  7. Indien een kandidaat zich als lid aanmeldt kan het bestuur besluiten deze kandidaat niet als lid te accepteren. Bij een dergelijk besluit dient het bestuur de kandidaat schriftelijk de reden van niet acceptatie mede te delen.
  8. Het bestuur heeft het recht leden te royeren indien daartoe dwingende redenen zijn. Een royement dient te allen tijde schriftelijk aan het betreffende lid mede te worden gedeeld.
  9. Ondanks royement overeenkomstig sub 8 van dit artikel blijft het lid verplicht zijn reeds bestaande financiële verplichtingen jegens de vereniging na te komen.

ARTIKEL 6. Ledenvergadering

  1. De algemene ledenvergadering wordt elk jaar in het eerste kwartaal gehouden. De oproep voor de algemene ledenvergadering gebeurt tenminste 8 dagen voor de door het bestuur vastgestelde vergaderdatum. Die oproep wordt aangekondigd op de Website.
  2. In de algemene ledenvergadering legt het bestuur via het jaarverslag en de jaarrekening verantwoording af over het gevoerde beleid. Verder wordt een jaarplan en een begroting gepresenteerd voor het dan al lopend verenigingsjaar.
  3. Elk jaar worden twee leden die geen deel uitmaken van het bestuur, benoemd die samen de kascontrolecommissie vormen; die commissie doet op de volgende algemene ledenvergadering verslag over het afgelopen boekjaar en over haar bevindingen van het gevoerde financiële beleid.
  4. Op grond van de rapportage van de kascontrolecommissie wordt aan de algemene ledenvergadering al dan niet voorgesteld om de penningmeester en daarmee het bestuur decharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid voor het afgesloten boekjaar.
  5. Wijzigingen in het huishoudelijk reglement dienen tenminste veertien dagen voor de jaarvergadering bij de leden kenbaar gemaakt te zijn. Dat gebeurt via de oproep als bedoeld in lid 1 van dit artikel. Wijzigingen kunnen door het bestuur of op voorstel van tenminste tien leden van de vereniging worden ingediend. Indien een voorstel door de leden wordt ingediend dient dit uiterlijk tien weken voor de jaarvergadering bij het bestuur bekend te zijn zodat voor tijdige publicatie naar de leden toe zorg kan worden gedragen.
  6. Een tiende van het totaal aantal leden met een minimum van 10 kan schriftelijk of via mail aan de secretaris de wens te kennen geven tot het houden van een ledenvergadering; hieraan dient het bestuur uiterlijk binnen vier weken gevolg te geven. Indien dit niet gebeurt kunnen deze leden zelf een ledenvergadering bijeenroepen met dien verstande dat de uitnodiging tot deze vergadering schriftelijk of via mail aan alle leden gericht moet zijn met daarbij de agenda en een motivatie voor deze bijzondere vergadering.

ARTIKEL 7. Bestuur

  1. Het bestuur is gezamenlijk verantwoordelijk voor het gevoerde beleid.
  2. De voorzitter en zijn plaatsvervanger worden door de ledenvergadering gekozen. De verschillende taken van de overige door de ledenvergadering gekozen bestuursleden worden in onderling overleg vastgesteld.
  3. Zodra is er sprake is van vaststelling van de onderlinge taakverdeling als bedoeld in lid 2 van dit artikel of van wijziging daarvan, dan wordt dit bekend gemaakt op de Website van de vereniging.
  4. De verschillende bestuurstaken met daaraan gekoppeld de primaire verantwoordelijkheden worden in het volgende lid van dit artikel verder gespecificeerd.
  5. De taken en de daarbij behorende taakomschrijving zijn:
    • De voorzitter zit zowel de ledenvergadering als de verschillende bestuursvergaderingen voor. Hij is mede verantwoordelijk voor de agenda van de vergaderingen en ziet er op toe dat alles volgens de statuten en huishoudelijk reglement verloopt.
    • Een bestuurslid neemt bij ontstentenis van de voorzitter alle taken van de voorzitter op zich.
    • De secretaris is belast met: het voeren van de correspondentie; het opstellen en verzenden van de agenda voor de bestuursvergaderingen en voor de jaarlijkse algemene ledenvergadering; het maken van verslagen van bestuurs- en ledenvergaderingen; het opmaken van het jaarverslag; de verzorging van het archief. De secretaris kan indien het bestuur dienovereenkomstig besluit, een aantal taken delegeren, maar blijft hiervoor eindverantwoordelijk.
    • De penningmeester is belast met: het innen van de contributie en betaling van al datgene waartoe de vereniging is gehouden; Hij is verantwoordelijk voor de opstelling van de jaarrekening van het afgelopen verenigingsjaar en voor het opstellen van de begroting voor het komende verenigingsjaar; Het verzorgt de ledenadministratie, het opmaken en actueel houden van de ledenlijst, voor de mutaties van de licenties bij de NTB en voor de adressenlijst.
    • Het bestuurslid technische zaken doet voorstellen aan het bestuur tot aanstellen van de clubtrainers. Na aanstelling is hij verantwoordelijk voor het contact met de verschillende trainers. Hij stelt met hen in gezamenlijk overleg de trainingsschema’s vast die tijdens de verschillende trainingen worden uitgevoerd. Hij legt jaarlijks de met de trainers gemaakte afspraken vast. Hij is verantwoordelijk voor het jaarprogramma van de trainingen.
  1. Het is mogelijk dat door een bestuurslid meerdere taken tegelijkertijd worden vervuld. Het bestuur wordt echter minimaal gevormd door 2 personen
  2. De leden van het bestuur worden gekozen voor een periode van drie jaar.
  3. Het bestuur stelt een zodanig rooster van tussentijds aftreden op dat de voorzitter, secretaris en penningmeester niet tegelijk aftreden.
  4. Na een zittingsperiode van drie jaar kan een bestuurslid indien hij daartoe de wens te kennen geeft worden herkozen voor een volgende periode van opnieuw drie jaar.
  5. Bij een tussentijds aftreden van één van de bestuursleden zal het voor hem/haar in de plaats tredende nieuwe bestuurslid geacht worden eerst de lopende zittingstermijn af te maken van het bestuurslid waarvoor hij/zij in de plaats is getreden.

ARTIKEL 8. Huisstijl

  1. Ter bevordering van de eenheid in presentatie van de vereniging naar buiten kan het bestuur richtlijnen vaststellen voor het gebruik van de huisstijl zoals naam, het logo en de kleur op huisstijldragers zoals brieven, posters, folders, uitnodigingen en (wedstrijd)kleding.

ARTIKEL 9. Seksuele intimidatie en overig ongewenst gedrag

  1. Seksuele intimidatie en ongewenst gedrag wordt op geen enkele wijze binnen de vereniging getolereerd. Het is een ieders verantwoordelijkheid om een veilige omgeving te creëren en te handhaven. Zo nodig treft het bestuur passende maatregelen.
  2. Dit reglement is van toepassing vanaf de ALV volgend op het moment dat:
    1. UHTT meer dan 200 leden heeft;
    2. UHTT jeugdleden heeft.
  3. De algemene vergadering stelt het Reglement ‘seksuele intimidatie en overig ongewenst gedrag‘ vast.
  4. De algemene vergadering benoemt, op voordracht van het bestuur, twee vertrouwenscontactpersonen.
  5. De vertrouwenscontactpersonen worden benoemd voor de duur van drie jaar en zijn aansluitend herbenoembaar. De twee vertrouwenscontactpersonen treden niet gelijktijdig af.
  6. Na afloop van elk verenigingsjaar stellen de vertrouwenscontactpersonen een jaarverslag op en brengen verslag uit aan het bestuur.
  7. In het verslag is opgenomen het aantal meldingen en het aantal keren dat dit geleid heeft tot een klacht. Tevens worden in het jaarverslag voorstellen opgenomen tot verbetering van het beleid omtrent ongewenst gedrag.
  8. Tenminste een keer per twee jaar evalueert het bestuur het beleid omtrent ongewenst gedrag.

ARTIKEL 10. Persoonsgegevens

  1. De door de leden aan de vereniging ter beschikking gestelde persoonsgegevens zullen uitsluitend worden gebruikt voor het functioneren van de vereniging.
  2. De door de leden aan de vereniging ter beschikking gestelde persoonsgegevens zullen door de vereniging niet aan derden ter beschikking worden gesteld, met uitzondering van gegevens die nodig zijn voor de aanmelding van leden bij de sportbonden

ARTIKEL 11. Aansprakelijkheid

  1. Het bestuur aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor schade en/of letsel aan personen en/of materialen en/of vermissing van goederen gedurende trainingen en/of andere gemeenschappelijke activiteiten van de vereniging.

ARTIKEL 12. Publicatie

  1. Officiële (bestuurs)mededelingen worden bekend gemaakt op de Website van de vereniging

ARTIKEL 13. Zaken die niet zijn geregeld

  1. In gevallen waarin de Statuten en het Huishoudelijk Reglement niet voorzien of bij verschil van mening over de toepassing van een artikel beslist het bestuur.

ARTIKEL 14. Wijzigingen

  1. Het bestuur is bevoegd om voorstellen te doen tot wijziging van het huishoudelijk reglement.
  2. Voorstellen tot wijziging(en) worden aangekondigd bij de oproep voor de algemene ledenvergadering.
  3. Wijzigingen worden van kracht nadat zij door een ledenvergadering, die tenminste vier weken voor de door het bestuur vastgestelde vergaderdatum wordt aangekondigd op de Website, met een meerderheid van tenminste 2/3 der stemmen van de op de vergadering aanwezige leden zijn goedgekeurd.
  4. In bijzondere gevallen kan het bestuur vooruitlopende op een voorstel tot wijziging van dit reglement via een algemene maatregel van bestuur maatregelen nemen en/of wijzigingen toepassen. De leden worden hiervan via een publicatie op de Website op de hoogte gesteld. In de eerstvolgende ledenvergadering dienen de genomen acties alsnog te worden goedgekeurd.