vereniging - UHTT Braaij 2019 Herfst 960x423 - Aankondiging & Voorbereiding op 3e UHTT Algemene Ledenvergadering (7 feb 2020) -

In ons derde jaar als vereniging gaan we nog steeds van mijlpaal naar mijlpaal. De volgende dient zich alweer aan: Op vrijdagavond 7 februari houden wij onze derde UHTT Algemene Ledenvergadering (ALV). En ook die willen we net als de afgelopen 2 jaar weer innovatief insteken: leuk, snel en vooral ‘to the point’.

Dat betekent concreet dat als we ‘bij elkaar komen om besluiten te nemen’, we ons ook richten op ‘besluiten nemen’. En aangezien er maar 5 besluiten officieel genomen dienen te worden, geloven wij dat dit in een minuut of 15-30 moet lukken. Toch?

Als je het moeilijk vindt om dat te geloven, en benieuwd bent hoe dat werkt, kijk hier dan nog even de ALV van 2018 (integraal!) terug:

Goede voorbereiding essentieel

Natuurlijk kun jij geen goede besluiten nemen zonder goed geïnformeerd te zijn en zonder de ruimte voor discussie. Maar om geïnformeerd te worden, om vragen te stellen en om te discussiëren hoef je niet persé fysiek bij elkaar te komen. Volgens ons kan dat prima vooraf en/of online!

Om deze ALV dus in een recordtijd te laten verlopen, aan jou de volgende 3 verzoeken ter voorbereiding op 7 februari:

  1. Lees alle informatie zoals die op deze pagina beschikbaar wordt gesteld
  2. Stel vragen, of breng alternatieven in, via de discussies per besluit in de UHTT Leden Facebook Group of op vrijdagavond 24 januari aan de bar van het Tenniscentrum.
  3. Bedenk van tevoren vast wat je gaat stemmen op de 5 voorgenomen besluiten

Agenda Derde Algemene Leden Vergadering UHTT – Utrechtse Heuvelrug Triathlon Team

Datum: 7 februari 2020
Plaats: Tennis- & Businesscenter Heuvelrug
(= naast het zwembad in Doorn; klink link voor Google Maps Locatie)

Laat gelijk even in de UHTT Leden Facebook Groep weten dat je er bij bent.


1. Opening, doel van de Algemene Leden Vergadering (ALV)

De ALV is bedoeld om de leden hun invloed uit te laten oefenen via (besluiten) en vragenrondes. In deze ALV vraagt het tijdelijk bestuur de leden om:

  • goedkeuring van het financieel jaarverslag 2019,
  • begroting 2020,
  • twee wijzigingen van het Huishoudelijk reglement,
  • decharge van een lid van het bestuur en van de kascommissie en
  • installatie van een of meerdere bestuursleden en twee nieuwe leden kascommissie.

Elk lid heeft één stem.


2. Financieel Jaarverslag UHTT 2019

Beleef alle headlines van de vereniging opnieuw via de nieuws sectie op de website. In deze paragraaf lichten we graag de financiële resultaten toe.

2.1 Balans en winst/verlies 2019 versus 2018

vereniging - UHTT Budget 2019 vs Actual 2019 final 923x1030 - Aankondiging & Voorbereiding op 3e UHTT Algemene Ledenvergadering (7 feb 2020) -

2019 was financieel gezien opnieuw een solide jaar voor de vereniging. Ledengroei ging hand in hand met uitbreiding van zwemwater, investeringen in trainers en uitbreiding van onze teams in de teamcompetities.

Hiermee sluiten we het jaar af met een winst van 2.413 euro waarmee de algemene reserve op 5.646 euro komt. Ten opzichte van budget zijn we sneller gegroeid dan verwacht naar 116 leden volwaardig aan het eind van 2019.

Tenslotte nog veel dank voor de sponsors van de vereniging, Wim Wennekes en Gerrit Heijkoop, die met zijn bedrijf LiveOnlineEvents weer alle nieuwe vaste leden van een shirt heeft voorzien.

2.2 2019 versus budget 2019:

vereniging - UHTT Jaarrekening 2019 Budget vs Actual - Aankondiging & Voorbereiding op 3e UHTT Algemene Ledenvergadering (7 feb 2020) -

2.3 Verklaring Kascommissie

De Kascommissie heeft de stukken gecontroleerd en voorziet de ALV van positief advies ter goedkeuring.

[hier komt de brief van de Kascommissie – aanleveren Luuk]

2.4 Besluit 1: Goedkeuring Financieel Jaarverslag 2019

Tijdens de ALV zullen we de aanwezige leden vragen om ‘per acclamatie’ de jaarrekening van 2019 goed te keuren en het bestuur décharge te verlenen. Daaraan voorafgaand zal de voorlopige kascommissie advies uitbrengen aan de ALV.

Klik hier voor het Financieel jaarverslag UHTT 2019 (PDF).

3. Jaarplan 2020

Hieronder vind je een aantal paragrafen ter onderbouwing van de aannames in het budget voor 2020. Die vind je bij punt 3.4 en dient te worden goedgekeurd door de Algemene Ledenvergadering.

3.1 Uitslag Leden-enquete 2019

Eind 2019 hebben we voor de tweede keer in het bestaan een grote enquête gehouden onder onze leden. Als achtergrondinformatie vind je de volledig (geanonimiseerde) rapportage op de website. Klik op deze link: Rapportage Leden-enquete Jaar 2 (2019)

vereniging - UHTT Leden enquete 2019 aanbevelen - Aankondiging & Voorbereiding op 3e UHTT Algemene Ledenvergadering (7 feb 2020) -

De resultaten van deze enquete zijn in eerste instantie besproken in het Bestuur, het Technische Hart en de Commissie. Zij hebben die gebruikt voor het opstellen van hun deel-jaarplannen voor 2020. Deze plannen vormen vervolgens weer de basis van voor het budget van 2020 dat wordt voorgelegd aan de Algemene Ledenvergadering op 7 februari 2020.

Daarnaast zijn nalv bovenstaande feedback ook al direct een aantal zaken veranderd / ingevoerd:

  • Oprichting Whatsapp-groep “UHTT Bakkie” voor ‘alles wat wel leuk, maar niet belangrijk is’. 
    Hier kan iedereen die dat wil lid van worden, zonder dat je belangrijke zaken mist. In de UHTT All Whatsapp-group kan vanaf nu alleen gepost worden door bestuurs- of commissieleden.
  • Stopzetten rapportage deelname trainingen per lid. 
    Enerzijds was dit niet meer mogelijk door de enorme toename in leden: er is niemand meer die alle namen van alle leden kent. Anderzijds lazen we ook dat sommigen er moeite mee hadden / kregen. Dit was dus een goed moment om dat te staken.

3.2 Visie & Doelen UHTT in 2020

[hier komt stukje visie & doelen – aanleveren Jorrit]

3.2 Wedstrijden (incl Teamcompetities)

[hier komt stukje wedstrijden en teamcompetities- aanleveren Jorrit]

3.3 Eigen wedstrijd: Heuvelrug Triathlon

Deze toelichting is geschreven door de stichting Heuvelrug Triathlon:

“In 2020 willen we als UHTT samen met Greenrace de eerste editie van de Heuvelrug Triathlon organiseren. Een triathlon op de Heuvelrug was oorspronkelijk een gedeelde droom van Marco, Mark (de man achter de Henschotermeer Games) en Jan (de man achter de Pyramide duathlon). Het was niet moeilijk om hier ook veel andere mensen en partijen enthousiast voor te maken. Zoals de beheerders van het Henschotermeer en de Nederlandse Triathlon Bond (‘He, he, eindelijk iemand die een triathlon bij het Henschotermeer gaat organiseren…’). En ook de Stichting Greenrace, die al partner is van UHTT, en die graag mee wil helpen met de organisatie. 

Als UHTT hebben we een aantal redenen om zelf een triathlon te willen organiseren:

  • Op de triathlon agenda is een tekort aan wedstrijden, veel wedstrijden zitten vol
  • Onze leden doen mee aan wedstrijden, het is logisch dat we zelf ook een evenement organiseren
  • We maken als vereniging veel gebruik van het Nationaal Park en de natuur hier in de omgeving, we willen door het organiseren van een wedstrijd in het Nationaal Park ook een financiële bijdrage (% van het inschrijfgeld) leveren aan de instandhouding van het park
  • Last but not least, we denken dat het organiseren van zo’n mooi en leuk evenement enorm inspirerend en verbindend werkt voor de UHTT zelf, zo leren we elkaar nog beter kennen en hebben we samen een heel mooi doel en aan het einde van het jaar een hele gave herinnering.
Organisatie

Bij de organisatie van zo’n evenement komt enorm veel kijken. We hebben een kernteam samengesteld (Annemarie Kingma, Richard de Ligt, Remko Renes, Lotte Hobbelt, Bart Boon en Marga van ’t Erve van Greenrace) en hebben al menig vergadering achter de rug.

We hebben ervoor gekozen om een aparte stichting opgericht om de juridische en financiële risico’s voor de vereniging UHTT te beperken. We willen niet dat als er iets misgaat met de organisatie, dit ten koste kan gaan van onze vereniging en haar leden. Met het oprichten van de Stichting Heuvelrug Triathlon zijn de UHTT en de organisatie van de triathlon in juridische zin strikt gescheiden.

We hebben ook afgesproken dat de organisatie in financiële zin ‘zijn eigen broek’ moet ophouden. Wel heeft de UHTT de stichting een lening verstrekt voor uitgaven die plaatsvinden voorafgaand aan de eerste inkomsten. En hebben we afgesproken dat als er een calamiteit plaatsvindt, we kijken hoe we het beste omgaan met het eigen risico van de Stichting, waarbij de continuïteit van de Vereniging UHTT zelf altijd de hoogste prioriteit heeft, maar we ook ambiëren dat we van de Heuvelrug Triathlon een jaarlijks evenement kunnen maken.  

Ondanks de strikte juridische en financiële scheiding tussen vereniging en stichting zien we dit wel degelijk als UHTT evenement en hopen we dat er zoveel mogelijk UHTT-ers enthousiast worden en meehelpen met de organisatie. Doordat Bart Boon zowel in het stichtingsbestuur als in het bestuur van de UHTT zit, borgen we dat de stichting en vereniging op één lijn blijven zitten.

Lees verder over de status van het evenement op dit moment in de volledige brief (PDF) van Annemarie, Remko, Richard, Lotte en Bart aan de ALV.

3.4 Toelichting Budget 2020

vereniging - UHTT Budget 2020 - Aankondiging & Voorbereiding op 3e UHTT Algemene Ledenvergadering (7 feb 2020) -

Voor 2020 stelt het bestuur een contributieverhoging voor van 13 euro (210 euro naar 223), inclusief de opgelegde verhoging van het NTB lidmaatschapsgeld van 36 naar 38 euro per jaar.

Hiermee kunnen we de investeringen in extra trainingsfaciliteiten en trainers waarmaken zodat we de basis die de afgelopen jaren is gelegd kunnen versterken. In het plan van het technisch hart is dit verder toegelicht.

3.5 Besluit 2: Goedkeuring budget 2020

Tijdens de ALV zullen we de aanwezige leden vragen om ‘per acclamatie‘ de begroting voor 2019 goed te keuren.

4. Wijzigingen Huishoudelijk Reglement

Nalv een aantal concrete vragen van leden in het afgelopen jaar, stelt het bestuur voor om 2 bepalingen toe te voegen aan het Huishoudelijk Reglement:

4.1 Mbt het ‘uitgaven beleid’ binnen de vereniging

Om duidelijkheid te scheppen rondom wat wel en niet gedeclareerd kan worden als verenigingskosten, stelt het bestuur voor de volgende bepaling toe te voegen:

UHTT vergoedt in principe geen onkosten voor verteringen tijdens (bestuurs-)vergaderingen, trainingsbijeenkomsten of andere (in)formele gelegenheden waarin UHTT leden elkaar treffen.
Bij vergaderingen met externe partijen kan vooraf in overleg met het bestuur hiervan incidenteel worden afgeweken als vergoeding in het algemeen belang van UHTT is.

4.2 Mbt het ‘opschort beleid’ van lidmaatschappen

Inmiddels hebben we een aantal keer meegemaakt dat leden voor een bepaalde periode niet kunnen deelnemen aan de UHTT trainingen; denk aan blessure, zwangerschap of lange reis. Om te voorkomen dat leden zich uitschrijven of ‘tegen hun zin’ lid moeten blijven, stelt het bestuur voor de volgende bepaling toe te voegen:

Ieder lid mag eenmalig één kwartaal zijn/haar contributie opschorten tbv onvoorziene afwezigheid; door bijvoorbeeld een blessure, medische ingreep, zwangerschap, langdurig verblijf buitenland etc.

4.3 Besluit 3: goedkeuring wijzigingen Huishoudelijk regelement

Tijdens de ALV zullen we de aanwezige leden vragen om ‘per acclamatie‘ de bovenstaande wijzigingen van het Huishoudelijke regelement goed te keuren.

Bekijk ter voorbereiding hier het huidige Huishoudelijk Regelement (PDF).

5. Besluit 4: Decharge bestuurslid Gerrit Heijkoop & Kascommissielid Annemarie Kingma

Tijdens de ALV zal Gerrit Heijkoop aftreden als bestuurslid. Daarmee blijven Jorrit Thiele (Voorzitter & Technische Zaken en Luuk Overbeek (penningmeester) over als actieve bestuursleden.

De verantwoordelijkheden van het bestuur staan beschreven in de oprichtingsstatuten en het Huishoudelijk Reglement (HR). Het HR beschrijft ook hoe eventuele wijzigingen in het HR of de statuten tot stand komen.

Ook is Annemarie Kingma niet langer beschikbaar voor de kascommissie. Zij was het enige formele lid van de kascommissie.

6. Besluit 5: Installatie bestuurslid Bart Boon & Kascommissieleden Remko Renes en Hans Dekker

Bart Boon draait al sinds mei 2019 volledig mee als algemeen bestuurslid en vertegenwoordiger van de Stichting Heuvelrug Triathlon / onze eigen wedstrijd. Hij zal in deze ALV formeel worden voorgedragen om geïnstalleerd te worden.

De verantwoordelijkheden van het bestuur staan beschreven in de oprichtingsstatuten en het Huishoudelijk Reglement (HR). Het HR beschrijft ook hoe eventuele wijzigingen in het HR of de statuten tot stand komen.

Remko Renes en Hans Dekker zijn opgestaan om voor deze ALV de rol van kascommissie invulling te geven. Zij zullen in deze ALV formeel worden voorgedragen om geïnstalleerd te worden.

We zijn op zoek naar meer bestuurlijk slagkracht! Help je mee?

Om de snelle groei van onze vereniging in goede banen te leiden, zijn we op zoek naar twee nieuwe bestuursleden. Op dit moment hebben zich nog geen andere kandidaten voor het bestuur gemeld. Dit kan via het contactformulier op deze site of persoonlijk bij Jorrit, Luuk of Bart.

7. Rondvraag

Voor zover het voor alle aanwezigen relevant is, en de tijd het toelaat, zal het bestuur zoveel mogelijk vragen beantwoorden. We nodigen je uit om zoveel mogelijk vragen al vooraf te stellen in de UHTT Leden Facebook Groep of via het contactformulier.

Vragen waar we de 7e niet aan toe komen, zullen we achteraf via e-mail, website of appgroupen beantwoorden.

JIJ KOMT TOCH OOK NAAR DE 3E OFFICIËLE UHTT ALGEMENE LEDENVERGADERING?

Vrijdag 7 februari 2020 wordt sowieso een leuke en historische avond voor onze kersverse vereniging. Want deze ALV is slechts een appetizer voor weer een leuke activiteit van onze “De Commissie”!

Meer info volgt snel via de ALL-app!

1 antwoord

Trackbacks & Pingbacks

  1. […] plannen vormen vervolgens weer de basis van voor het budget van 2020 dat wordt voorgelegd aan de Algemene Ledenvergadering op 7 februari […]

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *